Life + Chemistry

化学の講義録+大学を楽しく面白い学びの場に変える試みの記録 (北里大学・野島 高彦)

一言で済むメールでの連絡は本文ナシにして,「結論+『本文なし』」をタイトルにして送る

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TwitterやfacebookメッセンジャーやLINEが標準的な通信インフラになってきた2016年も,業務上の標準的な連絡手段としては,20世紀の技術である電子メールが用いられています.

電子メールの山を高速処理するために私がやってるのが次の3点です.

  • 数文字で済む連絡はタイトルにして送る
  • 本文には何も書かない
  • タイトルには「本文なし」を明記する

●なんでそんなことやってるのか?

電子メールは,受け取る→タイトルを見る→本文を開封する,のアクションを相手に求める連絡手段です.そのため,数文字で伝えられる内容なら,タイトルにして送ってしまうのが手っ取り早い方法です.

ただし,タイトルから情報が伝わっても,受け取り側は本文を開封してしまいます.その作業が無駄です.

受け取り側にその無駄をさせないためには,本文を開く必要が無いことを伝えなければなりません.

そのために,タイトルに「本文なし」を入れておくわけです*2

●試験得点問い合わせ

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↑コレは定期試験の得点問い合わせに対しての対応メール一覧の一部です.

私は試験得点を開示していて,大学が発行するアカウントからの電子メールによる問い合わせに対してだけ点数を知らせる,という方法をとっています.

得点問い合わせメールを受け取ると,Excelで管理してるエンマ帳の得点を確認して,その点数をテンプレートにコピペして,ソレをタイトルにコピペして返送しています.

返送したら返送時刻をエンマ帳に記載します.なお,時刻を入れるショートカットは「command + ;」です.

テンプレはMacintoshに標準インストールされてる「メモ」アプリに入れています.

コレの自動化を考えているのですが,ペンディング.

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●その他の業務でも

テンプレには他の文例も入れてあります.
よく使うのが,「確認しました・本文なし・野島高彦→」です.

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受け取ったメールのタイトルの前にコレをコピペして,本文を削除して返送します.

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●注意点

送り手としては「コレで連絡おしまい」のつもりで本文なしメールを送るわけですが,受け取った側が丁寧にソレに返事を送って来ることがあります.そうすると

Re:確認しました・本文なし・野島高彦→○○○○の件

っていうメールが来ちゃって,一体コレは本文なしなのだろうか? っていうことになります.ソレに返信すると

Re^2:確認しました・本文なし・野島高彦→○○○○の件

みたいになっちゃって,一体コレは本文アリなのかナシなのかという

というわけで,「本文なし」は,返事が来ない確率大の場合に使うのに向いています.

●このブログを書いている人

takahikonojima.hatenablog.jp

*1:http://sozai-good.com/archives/14187

*2:コレは私のオリジナルな発想ではなくて,End of messageを略してEOMっていうのをタイトル末尾に入れる,っていうのをやってる人々が欧米にいる,って聞いて思いついたものです.